Informazioni da fornire ex art. 13, GDPR – aggiornamento GDPR “Ai fini di ottemperare all’obbligo di informazione imposto dal Regolamento UE 679/2016 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (c.d. “GDPR”), in aggiornamento a quanto già erogato in occasione della sua donazione e già noto sul tema, VIDAS invita a leggere il testo aggiornato che segue”.
Identità e contatti dei Contitolari del trattamento
Vidas ODV e Fondazione VIDAS – Via Ojetti 66, 20151 Milano (MI), e-mail info@vidas.it (di seguito: “VIDAS”). Il contenuto essenziale dell’accordo tra i Contitolari è disponibile su www.vidas.it/privacy/#accordo-co-titolarita.
Fonte e finalità del trattamento
I dati personali conferiti attivando una donazione a favore di VIDAS sono raccolti direttamente presso l’interessato (“donatore”).
Sono trattati per le seguenti finalità:
- eseguire obblighi precontrattuali e contrattuali, e, nella fattispecie, gestire la donazione in tutte le sue fasi ed attività a ciò strumentali (quali, esemplificativamente, comunicazioni sulla donazione e regolarità nella sua attivazione o variazioni comunicate dal donatore, riepiloghi di donazione, emissione ricevute di donazione per deducibilità fiscale, invio del bollettino riservato ai donatori e informazioni sui progetti)
- ottemperare a norme amministrative e di altro genere obbligatorie in forza di legge nazionale vigente o in virtù di decisioni dell’Unione Europea. In particolare, i dati di donazione e codice fiscale (se conferito) saranno comunicati all’Agenzia delle Entrate per la gestione del mod. 730 precompilato laddove il donatore non abbia esercitato direttamente a VIDAS, il proprio diritto di opposizione per le donazioni effettuate entro il 31/12 dell’annualità in cui la donazione è stata erogata
- eseguire attività di marketing diretto con contatti promozionali, informativi e istituzionali sui nostri progetti, eventi divulgativi e istituzionali, iniziative di raccolta fondi, azioni di sensibilizzazione, sondaggi e ricerche, anche con profilazione in base a preferenze, interessi e comportamenti di donazione o caratteristiche personali
- eseguire elaborazioni statistiche sulle donazioni.
Modalità del trattamento
I dati personali sono trattati con modalità prevalentemente elettroniche e sono conservati all’interno del sistema gestionale VIDAS. Idonee misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita o alterazione dei dati – anche accidentale – usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.
Per la finalità di cui al punto 2. del capitolo “Fonte e finalità di trattamento” il codice fiscale, se conferito dal donatore, è utilizzato per l’emissione della ricevuta di donazione a fini di deducibilità fiscale, nonché, per trasmetterlo all’Agenzia delle Entrate se il donatore non si sia formalmente opposto comunicandolo per iscritto a VIDAS.
In relazione alle finalità di cui al punto 3. del capitolo “Fonte e finalità del trattamento”:
- Per l’esecuzione di attività di marketing diretto e con profilazione di cui, VIDAS utilizza i recapiti di contatto forniti dal donatore stesso, e le modalità di contatto di cui prevalentemente si avvale. Il numero di telefono conferito sarà utilizzato per dette finalità soltanto previa applicazione delle norme di cui alla legge 05/2018: se iscritto al “Registro Pubblico delle Opposizioni”, il numero di telefono non sarà utilizzato a tali fini, fatto salvo successivo consenso espresso direttamente a VIDAS per tali contatti. I contatti telefonici potranno avvenire anche senza il riscontro al “Registro Pubblico delle Opposizioni” fintanto che il rapporto di donazione è attivo o decorso un periodo di non oltre 30 giorni dalla sua cessazione
- I contatti potranno avvenire con strumenti di comunicazione tradizionale (es.: posta cartacea, telefono fisso o mobile con operatore) o elettronica (es.: e-mail)
- Per le finalità di profilazione miranti ad attività di marketing diretto, VIDAS analizzerà, con procedure elettroniche, le preferenze, gli interessi e le caratteristiche personali dell’interessato. Pertanto, VIDAS eseguirà elaborazioni che comporteranno la selezione delle informazioni archiviate sulla persona, affinché questa sia contattata per esporre iniziative, azioni, attività e progetti, campagne di raccolta fondi di suo interesse ed in linea con il suo profilo ed essere coinvolta in sondaggi e ricerche che la interessano, evitando di essere disturbata da contatti non graditi.
Le finalità di cui al punto 4., “Fonte e finalità del trattamento” sono perseguite con elaborazioni elettroniche che separano le informazioni che identificano l’interessato dalle restanti e consistono in report anonimi: l’abbinamento con la persona cui i dati sono riferiti non sarà più ricostruibile
Base giuridica del trattamento
In relazione alle finalità di trattamento di cui al capitolo “Fonte e finalità del trattamento” le basi giuridiche sono le seguenti:
- per le finalità di cui al punto1. la base giuridica è l’art. 6, comma 1, lettera b), GDPR poiché il trattamento è finalizzato ad adempiere a obblighi precontrattuali o contrattuali di cui è parte l’interessato. Nella fattispecie, per dar corso alla donazione in tutte le sue fasi, con comunicazioni amministrative e gestionali sulla medesima ed invio del notiziario ai donatori
- per le finalità di cui al punto 2. la base giuridica è l’art. 6, comma 1, lettera c), GDPR poiché il trattamento è finalizzato ad adempiere a obblighi legali cui VIDAS è soggetto. Per la trasmissione del codice fiscale e importi di donazione all’Agenzia delle Entrate, la base giuridica è, nella fattispecie, il provvedimento n. 34431 dell’Agenzia delle Entrate – Comunicazione all’anagrafe tributaria dei dati relativi alle erogazioni liberali ai sensi del decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze 30 gennaio 2018
- per le finalità di cui al punto 3. la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di VIDAS nel mantenere attivo il rapporto instaurato dal donatore che, con il proprio atto donativo, ha manifestato gradimento e condivisione delle sue cause a sostegno delle persone con malattie inguaribili. VIDAS informerà, dunque, la persona sulla propria attività e, in particolare, su quali sono i progetti che potrebbero essere finanziati con contributi economici o sulle azioni di sensibilizzazione che si ritiene utile far conoscere per dimostrare costante impegno nella realizzazione della propria missione; inoltre contatterà la persona per richiedere opinioni sulle proprie attività coinvolgendola in sondaggi e ricerche. Tali contatti permetteranno alla persona di venire a conoscenza di queste opportunità e di decidere, se lo desidera, di aderirvi. Ciò è controbilanciato dalle aspettative della persona a ricevere informazioni che riguardano temi di suo interesse poiché si è attivata con la donazione e, dunque, condividendo i nostri principi. Inoltre, altra base giuridica rispetto al trattamento dell’indirizzo e-mail per fini promozionali è l’art. 130, comma 4, d. lgs 196/2003 come modificato dal d. lgs 101/2018 che ammette di inviare e-mail promozionali agli interessati che nel processo di acquisto (qual è la donazione) abbiano conferito l’e-mail a condizione che non si siano opposti
- per le finalità di cui al punto 4. la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di VIDAS a valutare le caratteristiche delle persone che hanno interesse per le attività istituzionali di VIDAS. Questo permetterà di analizzare la propensione alla donazione e le sue caratteristiche al fine di migliorare, integrare o modificare le modalità e la presentazione di nuove forme di sostegno economico.
Criteri della raccolta dei dati
Sono da considerarsi di carattere obbligatorio di conferimento i dati identificativi, di contatto e relativi alla donazione, poiché in loro assenza non potrà essere attivata la donazione né gestita amministrativamente. Fatto salvo il diritto di opposizione esercitato direttamente a VIDAS, il codice fiscale e importo donato saranno trasmessi all’Agenzia delle Entrate per la gestione del mod. 730 precompilato. I restanti dati sono di conferimento facoltativo e in loro assenza il donatore avrà comunque diritto di concludere il rapporto di sostegno economico. La necessità di richiedere quali obbligatori i dati suddetti è stata considerata nel rispetto delle prescrizioni di cui all’art. 25, GDPR (“Protezione dei dati fin dalla progettazione e protezione per impostazione predefinita”), che impongono di valutare previamente le misure tecniche e organizzative adeguate, volte ad attuare in modo efficace i principi di protezione dei dati, quali la minimizzazione, e a integrare nel trattamento le necessarie garanzie al fine di soddisfare i requisiti del GDPR e tutelare i diritti degli interessati. Inoltre, VIDAS ha messo in atto misure tecniche e organizzative adeguate a garantire che siano trattati, per impostazione predefinita, solo i dati personali necessari per la donazione.
Responsabili del trattamento, persone autorizzate al trattamento dei dati, autonomi titolari del trattamento
- Le persone autorizzate al trattamento sono preposte alle attività istituzionali e strumentali (raccolta fondi, uffici ammnistrativi, sistemi informativi e di sicurezza)
- I dati saranno trattati anche dai responsabili del trattamento preposti a servizi connessi alle finalità di cui ai punti 1., 3., 4., “Fonte e finalità del trattamento”
- I dati saranno anche trattati da soggetti terzi, autonomi titolari del trattamento, per fini strumentali alla gestione delle donazioni o attività amministrative connesse (es.: società e/o studi di consulenza amministrativa e fiscale, circuiti delle carte di credito, PayPal, SatiSpay e istituti bancari). Saranno anche trattati quali autonomi titolari dai gestori delle connessioni Intenet
- I dati di donazione e codice fiscale (se conferito) del donatore saranno trattati dall’Agenzia delle Entrate, in forza di legge, per la gestione del mod. 730 precompilato, nella sua qualità di autonomo titolare del trattamento, se il donatore non ha richiesto espressamente a VIDAS o all’Agenzia delle Entrate di opporsi a tale operazione.
Ambito di comunicazione e diffusione dei dati
- I dati del donatore (e specifiche di donazione) saranno comunicati ai soggetti terzi, autonomi titolari del trattamento, che gestiscono la transazione, in funzione della modalità di pagamento scelta dal donatore.
- I dati non sono comunicati ad altre associazioni, né società né enti per loro finalità di marketing diretto o profilazione
- I dati potrebbero essere comunicati a Enti Pubblici, a forze dell’ordine, alla magistratura o organi di controllo per loro attività istituzionali, su loro espressa richiesta o per far valere o difendere un diritto di VIDAS o di un terzo in sede giudiziaria
- I dati personali non sono né saranno oggetto di diffusione, fatto salvo il consenso dell’interessato.
Periodo di conservazione dei dati
In relazione alle finalità di trattamento di cui al capitolo “Fonte e finalità del trattamento”, i periodi di conservazione sono così definiti:
- per le finalità di cui al punto 1. il periodo della conservazione dei dati è determinato in base al periodo temporale necessario per dare esecuzione alla donazione in tutte le fasi. Pertanto, la conservazione per tali scopi si manterrà fintanto che il donatore ha attivo il rapporto donativo
- per le finalità di cui al punto 2. il periodo della conservazione dei dati è determinato in base alle singole norme nazionali e comunitarie che impongono obblighi legali cui VIDAS è soggetta. Per fini amministrativi, fiscali e contabili, dunque, i dati sono conservati per un periodo di n. 10 (dieci) anni
- per le finalità di cui al punto 3. i dati sono conservati per il periodo necessario a mantenere costante il rapporto instaurato con il donatore e informarlo sulle nostre attività istituzionali, eventi, iniziative e progetti, campagne di raccolta di fondi permettendo a VIDAS di proseguire, legittimamente, la propria attività fintanto che si ritiene che il donatore condivida i suoi principi. Tale periodo di conservazione potrà essere interrotto nel momento in cui si manifesta la volontà di non ricevere ulteriori informazioni, comunicandolo con le modalità di cui al capitolo “Diritti dell’interessato ai sensi degli artt. 15-22, GDPR”
- per le finalità di cui al punto 4. i dati personali sono conservati per il periodo necessario alla loro trasformazione in forma anonima. Dopo tale periodo, i dati identificativi non sono più individuabili e non riconducono alla persona e, dunque, non più soggetti alle prescrizioni del GDPR.
Dopo i periodi di conservazione qui spiegati, i dati saranno anonimizzati per fini statistici e poi distrutti, se non altrimenti disposto da autorità di controllo, forze dell’ordine e magistratura.
Luogo del trattamento e trasferimento dei dati in Paesi extra-UE
Il trattamento avviene su server di proprietà di VIDAS e/o di società terze incaricate e debitamente nominate quali responsabili del trattamento, ubicati all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso, ove si rendesse necessario, che VIDAS avrà facoltà di trasferire il trattamento in Paesi extra-UE. In questo caso, si assicura sin d’ora che il trasferimento avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili (artt. 45, 46, 47 e 49, GDPR).
Diritti degli interessati ai sensi degli artt.15-22, GDPR
Scrivendo ai Contitolari del trattamento all’indirizzo postale di Via Ojetti 66, 20151 Milano (MI) o all’e-mail privacy@vidas.it si possono esercitare i diritti di: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità dei dati, opposizione al trattamento per motivi legittimi o per l’invio di comunicazioni di marketing e informazioni istituzionali anche limitatamente ad uno o più strumenti di contatto, e opporsi alla profilazione connessa al marketing diretto. In qualsiasi momento, si può richiedere l’elenco completo e aggiornato dei responsabili del trattamento e dei terzi cui i dati possono essere comunicati.
Reclamo all’Autorità di Controllo
L’interessato ha il diritto di proporre reclamo presso l’Autorità di Controllo, che in Italia è il Garante per la Protezione dei Dati Personali – Piazza Venezia 11, 00187 Roma (RM) – www.garanteprivacy.it, e-mail: protocollo@pec.gpdp.it, utilizzando il modello reperibile all’indirizzo https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524&zx=e0yn0riezmmw.
Data Protection Officer
Il Data Protection Officer può essere contattato a DPO@vidas.it per informazioni sul trattamento dei dati.
