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Whistleblowing Policy

INDICE

  1. Premessa
  2. Riferimenti normativi e documentali interni
  3. Definizioni
  4. Ambito soggettivo: i soggetti legittimati a presentare le segnalazioni e ad usufruire delle tutele
    4.1. Estensione delle tutele a soggetti diversi dal segnalante
  5. Ambito oggettivo
    5.1. Il contenuto delle segnalazioni
    5.2. Esclusioni
    5.3. Caratteristiche della segnalazione
    5.4. Le segnalazioni anonime
  6. Canali interni di segnalazione
    6.1. La funzione incaricata della ricezione e della gestione della segnalazione interna
    6.2. Il canale di segnalazione interna
  7. La gestione della segnalazione interna
    7.1. Fase preliminare
    7.2. Fase istruttoria
    7.3. Fase decisoria
    7.4. Riscontro al segnalante
    7.5. Conservazione delle segnalazioni
    7.6. Trattamento dei dati personali
    7.7. Reportistica conseguente alla segnalazione interna
  8. Le segnalazioni esterne
    8.1. Segnalazione esterna all’ANAC
    8.2. La divulgazione pubblica
  9. Tutele
    9.1. Riservatezza
    9.2. Tutela da ritorsioni
    9.3. Limitazioni di responsabilità per il segnalante
  10. Violazioni della presente Policy
  11. Gestione della documentazione
  12. Attività di informazione e formazione
  13. Norma di chiusura
  14. Premessa
    La presente Policy ha lo scopo di definire e regolare le azioni organizzative e i processi interni necessari ad istituire
    e attuare, all’interno di Vidas ODV (nel seguito, “VIDAS” o “Associazione”), un sistema di segnalazione di illeciti
    nel contesto lavorativo (c.d. Whistleblowing).
    La presente Policy è adottata in applicazione del D.Lgs 24/23 e dell’art. 6 comma 2-bis D.lgs 231/01 ed è dunque
    parte integrante del Modello di gestione, organizzazione e controllo adottato ai sensi del Dlgs 231/01
    dall’Associazione.
    L’Associazione, infatti, crede fermamente in una cultura aziendale in cui chiunque si senta libero di condividere e
    comunicare reali preoccupazioni in merito a presunte irregolarità senza dover temere conseguenze negative, in
    conformità con i valori fondamentali promossi dall’Associazione e, al tempo stesso, scoraggiando le persone dal
    commettere abusi e irregolarità, e promuovendo un clima di apertura, trasparenza e integrità.
  15. Riferimenti normativi e documentali interni
  1. Definizioni
    Ai fini della presente Policy valgono le seguenti definizioni:
    a) “Responsabile Whistleblowing” (o “RWB”): il/i soggetto/i nominato/i dal Consiglio Direttivo e incaricato/i (i)
    di ricevere le segnalazioni trasmesse tramite il Canale di segnalazione interna, (ii) di gestire la segnalazione
    ricevuta attivando la necessaria istruttoria, (iii) di attivare i doveri di reportistica successivi alla conclusione della
    istruttoria, (iv) di dare riscontro al segnalante. Il RWB è dotato di autonomia e indipendenza dagli organi gestori
    e apicali della società e di una specifica competenza in materia di gestione delle segnalazioni di violazioni e delle
    connesse attività di investigazione interna.
    b) “Piattaforma Whistleblowing” (o “Piattaforma WB”): canale interno dedicato all’invio e alla gestione delle
    Segnalazioni, anche in forma anonima, che garantisce la riservatezza dell’identità del Segnalante, dei Segnalati e
    delle persone comunque coinvolte, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.
    c) “Segnalante”: persona che procede ad una segnalazione secondo le procedure e i canali previsti dalla presente
    Policy e dunque destinataria delle connesse tutele.
    d) “Segnalazione”: comunicazione-informativa trasmessa attraverso uno dei Canali di segnalazione previsti dalla
    presente Policy dal segnalante e che verrà trattata secondo le previsioni della presente Policy WB. Le segnalazioni,
    inoltre e più in particolare, sono definite come le informazioni, compresi i fondati sospetti, su violazioni già
    commesse o non ancora commesse (ma che, sulla base di elementi concreti, potrebbero esserlo), nonché su
    condotte volte ad occultarle (es. occultamento o distruzione di prove).
    Si deve poi trattare di comportamenti, atti od omissioni, di cui il segnalante o il denunciante sia venuto a
    conoscenza nel contesto lavorativo.
    L’oggetto della segnalazione (ossia ciò che può essere segnalato attivando l’applicabilità della presente Policy e
    le connesse tutele) è regolato nel dettaglio al § xx., a cui si rinvia.
    c) “Segnalato” o “Persona coinvolta”: la persona fisica o giuridica menzionata nella segnalazione interna o esterna
    ovvero nella divulgazione pubblica come persona alla quale la violazione è attribuita o come persona comunque
    implicata nella violazione segnalata o divulgata pubblicamente.
    d) “Ritorsione”: qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in
    ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che
    provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta,
    un danno ingiusto.
    e) Disciplina Whistleblowing: la disciplina prevista dal D.lgs. 24/2023.
    f) “Policy Whistleblowing” (o “Policy WB”): la presente Policy.
  2. Ambito soggettivo: i soggetti legittimati a presentare le segnalazioni e ad usufruire delle tutele
    Possono utilizzare i canali di segnalazione regolati dalla presente Policy e usufruire delle connesse tutele:
  1. Ambito oggettivo
    5.1. Il contenuto delle segnalazioni
    Rientrano nell’ambito applicativo della disciplina Whistleblowing le segnalazioni di comportamenti, fatti od
    omissioni, di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo, che appaiono integrare le seguenti
    fattispecie:
     condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs 231/01 (dunque, riferite ad uno dei c.d. reati presupposto del
    D.Lgs 231/01);
     violazioni del Modello 231 e del Codice Etico adottato da Vidas, nonchè delle Procedure e Policy aziendali
    espressamente richiamate – quali Protocolli 231 – dal medesimo Modello 231;
     violazioni della normativa europea se riconducibili alle seguenti fattispecie:
    i) illeciti commessi in violazione della normativa dell’UE indicata nell’Allegato 1 al Decreto 24/23 e di
    tutte le disposizioni nazionali che ne danno attuazione (anche se queste ultime non sono espressamente
    elencate nel citato allegato). Si precisa che le disposizioni normative contenute nell’Allegato 1 sono da
    intendersi come un riferimento dinamico in quanto vanno naturalmente adeguate al variare della
    normativa stessa. In particolare, si tratta di illeciti relativi ai seguenti settori: contratti pubblici; servizi,
    prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza
    e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza
    nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica;
    protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti
    e dei sistemi informativi.
    A titolo esemplificativo, si pensi ai cd. reati ambientali, quali, scarico, emissione o altro tipo di rilascio
    di materiali pericolosi nell’aria, nel terreno o nell’acqua oppure raccolta, trasporto, recupero o
    smaltimento illecito di rifiuti pericolosi;
    ii) atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea (art. 325 del TFUE lotta contro
    la frode e le attività illegali che ledono gli interessi finanziari dell’UE) come individuati nei
    regolamenti, direttive, decisioni, raccomandazioni e pareri dell’UE.
    Si pensi, ad esempio, alle frodi, alla corruzione e a qualsiasi altra attività illegale connessa alle spese
    dell’Unione;
    iii) atti od omissioni riguardanti il mercato interno, che compromettono la libera circolazione delle merci,
    delle persone, dei servizi e dei capitali (art. 26, paragrafo 2, del TFUE). Sono ricomprese le violazioni
    delle norme dell’UE in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, di imposta sulle imprese e i
    meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa
    applicabile in materia di imposta sulle imprese;
    iv) atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni dell’Unione Europea nei
    settori indicati ai punti precedenti. In tale ambito vanno ricondotte, ad esempio, le pratiche abusive
    quali definite dalla giurisprudenza della Corte di Giustizia dell’Ue. Si pensi ad esempio a un’impresa
    che opera sul mercato in posizione dominante. La legge non impedisce a tale impresa di conquistare,
    grazie ai suoi meriti e alle sue capacità, una posizione dominante su un mercato, né di garantire che
    concorrenti meno efficienti restino sul mercato. Tuttavia, detta impresa potrebbe pregiudicare, con il
    proprio comportamento, una concorrenza effettiva e leale nel mercato interno tramite il ricorso alle cd.
    pratiche abusive (adozione di prezzi cd. predatori, sconti target, vendite abbinate) contravvenendo alla
    tutela della libera concorrenza.
    Le segnalazioni possono riferirsi ad informazioni, compresi i fondati sospetti, su violazioni già commesse o non
    ancora commesse (ma che, sulla base di elementi concreti, potrebbero esserlo), nonché su condotte volte ad
    occultarle (es. occultamento o distruzione di prove).
    Resta poi ferma la normativa in materia di: i) informazioni classificate; ii) segreto medico e forense; iii) segretezza
    delle deliberazioni degli organi giurisdizionali; iv) norme di procedura penale sull’obbligo di segretezza delle
    indagini; v) disposizioni sull’autonomia e indipendenza della magistratura; vi) difesa nazione e di ordine e
    sicurezza pubblica; vii) nonché di esercizio del diritto dei lavoratori di consultare i propri rappresentanti o i
    sindacati.
    5.2. Esclusioni
    Sono invece escluse dalla tutela prevista dalla presente Policy le segnalazioni:
     legate ad un interesse di carattere personale del segnalante o della persona che ha sporto una denuncia
    all’autorità giudiziaria o contabile che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro,
    ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate;
     in materia di sicurezza e difesa nazionale;
     relative a violazioni già regolamentate in via obbligatoria in alcuni settori speciali, alle quali continua
    dunque ad applicarsi la disciplina di segnalazione ad hoc (ad esempio, in materia di servizi finanziari,
    prevenzione riciclaggio, terrorismo, sicurezza nei trasporti, tutela dell’ambiente).
     aventi ad oggetto informazioni già di dominio pubblico.
    5.3. Caratteristiche della segnalazione
    La segnalazione deve essere il più possibile precisa e circostanziata e deve contenere ogni elemento utile al fine
    di consentire ai soggetti competenti di procedere alle dovute e appropriate verifiche e accertamenti, a riscontro
    della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione.
    A tal fine, è opportuno che la segnalazione specifichi:
  1. Canali interni di segnalazione
    Secondo le previsioni di cui al D.Lgs 24/23, Vidas ha istituito un canale di segnalazione interna, a cui si
    aggiungono – da utilizzare in via residuale e alle condizioni descritte dalla presente Policy – il canale esterno
    istituito presso ANAC e la c.d. “divulgazione pubblica”.
    Resta ferma, in ogni caso, la facoltà di presentare una denuncia all’Autorità Giudiziaria e contabile nei casi in cui
    ne sussistano i presupposti.
    6.1. La funzione incaricata della ricezione e della gestione della segnalazione interna
    Il soggetto competente alla ricezione e alla gestione delle segnalazioni è il Responsabile Whistleblowing (“RWB”),
    funzione che è stata attribuita – previa attenta valutazione da parte del Consiglio Direttivo – ai due componenti
    esterni dell’Organismo di Vigilanza di Vidas.
    Il RWB è dotato dei requisiti di autonomia, indipendenza e professionalità richiesti dalla normativa.
    Il RWB potrà avvalersi di funzioni aziendali o di professionisti esterni allo scopo incaricati, per l’eventuale
    svolgimento di attività istruttoria o di approfondimento. Tali funzioni e/o professionisti esterni sono incaricati,
    mediante apposita lettera di incarico e nomina che ne regola espressamente anche i doveri di riservatezza e
    confidenzialità e gli eventuali e connessi adempimenti privacy.
    Ad ogni modo, nel caso in cui risulti necessario avvalersi dell’assistenza tecnica di professionisti terzi, nonché del
    supporto specialistico del personale di altre funzioni/direzioni aziendali è necessario – al fine di garantire gli
    obblighi di riservatezza richiesti dalla normativa – oscurare ogni tipologia di dato che possa consentire
    l’identificazione della persona segnalante o di ogni altra persona coinvolta (si pensi, ad esempio, al facilitatore o
    ulteriori persone menzionate all’interno della segnalazione).
    6.2. Il canale di segnalazione interna
    Vidas ha adottato un canale di segnalazione interna che risponde ai requisiti di cui al D.Lgs 24/23, utilizzabile da
    tutti i segnalanti, idoneo ad assicurare la riservatezza dell’identità del segnalante e delle persone coinvolte, del
    contenuto della segnalazione e della documentazione a essa relativa.
    In particolare, l’Associazione ha attivato la Piattaforma Whistleblowing, accessibile tramite
    https://vidas.smartleaks.cloud/, che consente tre diversi tipi di segnalazione:
    1) segnalazione scritta attuata con modalità informatiche e criptate;
    2) segnalazione orale tramite l’invio di un messaggio vocale;
    3) un incontro di persona con il RWB, richiesto dal segnalante tramite piattaforma;
    Inoltre, nel caso in cui il segnalante ritenga che uno dei due responsabili RWB sia direttamente coinvolto nei fatti
    oggetto di segnalazione, la Piattaforma prevede un meccanismo specifico che consente di indirizzare la
    segnalazione ad uno solo di essi.
    Nel caso in cui un soggetto diverso dal RWB riceva una segnalazione identificabile come whistleblowing, è tenuto
    a trasmetterla immediatamente e comunque entro sette giorni dal suo ricevimento, al soggetto competente, dando
    contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante.
  2. La gestione della segnalazione interna
    Una volta ricevuta la segnalazione attraverso la Piattaforma online, il RWB rilascia – sempre tramite Piattaforma
  • al segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data di ricezione della stessa.
    In caso di richiesta di incontro diretto, il RWB deve fissare l’incontro in un luogo adatto a garantire la riservatezza
    del segnalante entro 15 giorni. Il contenuto dell’incontro sarà, previo consenso del segnalante, documentato a cura
    del RWB mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante
    trascrizione integrale. In caso di trascrizione, la persona segnalante può verificare, rettificare o confermare il
    contenuto della trascrizione mediante la propria sottoscrizione.
    7.1. Fase preliminare
    Il RWB preliminarmente verifica che siano soddisfatti i requisiti di procedibilità e ammissibilità della segnalazione
    previsti dalla presente Policy e, in particolare:
    a) che il segnalante sia un soggetto legittimato a effettuare la segnalazione;
    b) che l’oggetto della segnalazione rientri nell’ambito di applicazione oggettivo del D.Lgs. 24/2023;
    c) che non sussistano motivi di esclusione di cui al § 5.2.;
    d) che la segnalazione riporti i contenuti obbligatori di cui al § 5.3 e dunque non risulti troppo generica,
    inappropriata o inconferente.
    Nel caso in cui le condizioni sub a), b) e c) non siano soddisfatte, il RWB dichiara la segnalazione
    improcedibile, dandone comunicazione al segnalante.
    Nel caso in cui la segnalazione riguardi una materia esclusa dall’ambito oggettivo di applicazione, il RWB
    potrà inoltrarla alla struttura organizzativa eventualmente competente (es. Ufficio del Personale qualora
    si tratti di una richiesta di carattere personale relativa al proprio rapporto di lavoro).
    Nel caso in cui la condizione sub d) non sia soddisfatta (es. segnalazione generica, manifestamente
    infondata o inconferente), il RWB dichiara la segnalazione inammissibile, dandone comunicazione al
    segnalante.
    Il RWB archivia la segnalazione, garantendo la tracciabilità delle motivazioni.
    7.2. Fase istruttoria
    Se la segnalazione risulta, invece, ammissibile ed è supportata da elementi sufficienti per procedere, il RWB avvia
    la fase di indagine e, a tal fine:
  • può richiedere chiarimenti e integrazioni al segnalante e/o a eventuali altri soggetti coinvolti nella
    segnalazione con l’adozione delle necessarie cautele al fine di garantire la tutela della riservatezza;
  • può interloquire con il segnalante, anche se anonimo, tramite la Piattaforma WB;
  • qualora non pregiudichi lo svolgimento delle attività e il RWB ritenga necessario acquisire informazioni
    dal segnalato, può informare quest’ultimo dell’esistenza di una segnalazione nei suoi confronti e procedere
    alla raccolta delle relative informazioni mediante richiesta scritta ovvero mediante la sua audizione, con
    verbalizzazione dell’incontro. Il RWB non ha l’obbligo di informare il segnalato dell’esistenza di una
    segnalazione che lo riguarda, ma se il segnalato ne è a conoscenza può in ogni caso richiedere di essere
    sentito e il RWB dà seguito alla richiesta ricevuta invitando il segnalato a formulare le sue osservazioni
    per iscritto.
    7.3. Fase decisoria
    Al termine delle verifiche, il RWB:
    – archivia la segnalazione nel caso in cui ritenga che la stessa sia infondata, motivandone le ragioni;
    – dichiara la segnalazione fondata e comunica l’esito alle funzioni competenti per i relativi seguiti
    7.4. Riscontro al segnalante
    Entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza, dalla scadenza del termine di 7 giorni dalla
    presentazione della segnalazione, il RWB fornisce riscontro al segnalante comunicando:
    – l’avvenuta archiviazione,
    – l’avvenuto accertamento della fondatezza della segnalazione e la sua trasmissione agli organi competenti,
    – l’attività svolta fino a quel momento.
    Se, alla scadenza del termine, l’istruttoria non si è ancora conclusa, è previsto un riscontro “interlocutorio” (quale
    un aggiornamento sullo stato di avanzamento dell’istruttoria) a cui deve necessariamente comunque seguire, a
    istruttoria conclusa, il riscontro finale sul suo esito.
    Tutte le comunicazioni tra RWB e Segnalante avvengono tramite piattaforma. Inoltre, tutte le attività svolte dal
    RWB sono documentate e tracciate nella Piattaforma WB, dal ricevimento della segnalazione sino alla chiusura
    della stessa.
    Durante tutte le fasi di gestione della segnalazione (preliminare, di istruttoria e di accertamento) deve essere
    garantita la riservatezza dell’identità della persona segnalante, del segnalato e di tutte le persone coinvolte e/o
    menzionate nella segnalazione.
    7.5. Conservazione delle segnalazioni
    Le segnalazioni, interne ed esterne, e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al
    trattamento della segnalazione e comunque non oltre n. 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito
    finale della procedura di segnalazione.
    7.6. Trattamento dei dati personali
    Il trattamento dei dati personali delle persone coinvolte e/o citate nelle Segnalazioni nonché dei Segnalanti viene
    effettuato in conformità a quanto previsto dal D. Lgs. 24/2023, dal Regolamento UE n. 679 del 27 aprile 2016
    (GDPR), dal D. Lgs. 196/2003 e s.m.i. (Codice della Privacy) e dal D. Lgs. 101/2018.
    Sono state elaborate e pubblicate sul sito, all’indirizzo https://www.vidas.it/privacy/#whistleblowing apposite
    informazioni ex artt. 13 e 14 del GDPR, nonché la presente procedura interna. La pubblicazione avviene anche nei
    luoghi di lavoro, in posizioni facilmente accessibili a chiunque transiti nel locali Vidas (es.: bacheca). Già si precisa
    che i diritti dell’interessato ex artt. 15-22, GDPR sono limitati: non possono essere esercitati se il trattamento è
    finalizzato al contrasto dell’antiriciclaggio, alla tutela di persone vittime di estorsione, all’esercizio di un diritto in
    sede giudiziaria o di svolgimento di investigazioni difensive. Inoltre, così come il reclamo all’autorità di controllo
    non può essere avanzata, se dall’esercizio di tali diritti può derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla
    riservatezza dell’identità della persona che segnala violazioni di cui sia venuta a conoscenza in ragione del proprio
    rapporto di lavoro o delle funzioni svolte (art. 2-undecies, comma 1, lettera f), d. lgs 196/2003 come modificato
    dal d. lgs 101/2018 e legge 30 novembre 2017, n. 179).
    7.7. Reportistica conseguente alla segnalazione interna
    – In caso di esito positivo dell’indagine (ossia evidenza della commissione di un illecito/una violazione del
    Modello 231 tra quelle elencate al § 6.1), il RWB produce una nota scritta con l’iter dell’indagine, le prove
    raccolte e le conclusioni cui si è giunti in merito alle presunte violazioni o i reati segnalati, riportando
    immediatamente al Consiglio Direttivo (ma sempre garantendo la riservatezza dell’identità del segnalante)
    affinché adotti le misure organizzative e disciplinari che ritenga opportune. La stessa nota scritta è
    acquisita parallelamente anche agli atti dell’Organismo di Vigilanza dell’Ente affinché adotti le azioni
    previste dal Modello che risultino necessarie alla luce della relazione del RWB.
    – in caso di esito negativo (segnalazioni non confermate), il RWB riferirà al Consiglio Direttivo con una
    relazione annuale, contenente le informazioni aggregate sulle risultanze dell’attività svolta a seguito delle
    segnalazioni ricevute. La medesima relazione è acquisita anche agli atti dell’OdV.
  1. Le segnalazioni esterne
    I canali di segnalazione da utilizzare in via ordinaria e prioritaria sono quelli interni adottati dall’Associazione.
    Il D. Lgs. 24/2023 prevede tuttavia che i segnalanti, in via residuale e in presenza di determinate e tassative
    condizioni, possano utilizzare un canale di segnalazione esterno, attivato presso l’Autorità Nazionale
    Anticorruzione (ANAC), ovvero ricorrere alla divulgazione pubblica. Anche in relazione alle segnalazioni esterne
    è attuata una tutela della riservatezza del segnalante secondo le previsioni del D.lgs 24/23.
    Resta in ogni caso ferma la facoltà dei segnalanti di presentare denuncia alle autorità competenti.
     Il ricorso ai canali esterni è ammesso solo per violazioni del diritto UE e della normativa nazionale di
    recepimento. Eventuali violazioni del Modello 231 dell’ente non possono essere segnalate tramite il canale
    esterno.
    8.1. Segnalazione esterna all’ANAC
    La persona segnalante può effettuare una segnalazione esterna ad ANAC se, al momento della sua presentazione,
    ricorre almeno una delle seguenti condizioni:
    a) non è prevista, nell’ambito del suo contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione
    interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme al D.lgs
    24/23;
    b) la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna usando il canale dedicato istituito dalla
    Società e la stessa non ha avuto seguito;
    c) la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa
    non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di
    ritorsione;
    d) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo
    imminente o palese per il pubblico interesse.
    L’ANAC ha messo a disposizione sul proprio sito web i canali dedicati e le istruzioni sull’uso del canale di
    segnalazione esterna alla pagina https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing.
    8.2. La divulgazione pubblica
    Il segnalante può effettuare la segnalazione mediante divulgazione pubblica, rendendo di pubblico dominio le
    informazioni sulle violazioni (es. stampa o social network) e beneficiare della protezione prevista dalla presente
    procedura solo se, al momento della divulgazione pubblica, ricorre una delle seguenti condizioni:
  1. Tutele
    Le tutele riconosciute al segnalante (ed ai soggetti ad esso equiparati di cui al § 4.1) per le segnalazioni effettuate
    nel rispetto della disciplina sono:
    1) l’obbligo di riservatezza della sua identità
    2) il divieto di atto ritorsivi nei suoi confronti
    3) la limitazione della sua responsabilità per la rivelazione o diffusione di alcune tipologie di informazioni
    protette.
    Le tutele previste dalla disciplina Whistleblowing, di seguito descritte, si applicano se il segnalante al momento
    della segnalazione:
  1. al momento della rivelazione o della diffusione vi siano fondati motivi per ritenere che le informazioni
    siano necessarie per svelare la violazione oggetto di segnalazione;
  2. la segnalazione sia effettuata nel rispetto delle condizioni previste dal Decreto per beneficiare della tutela
    contro le ritorsioni (fondati motivi per ritenere veritieri i fatti segnalati, la violazione sia tra quelle
    segnalabili e siano rispettate le modalità e le condizioni di accesso alla segnalazione).
    Va evidenziato, quindi, che la limitazione opera se le ragioni alla base della rivelazione o diffusione non sono
    fondate su semplici illazioni, gossip, fini vendicativi, opportunistici o scandalistici.
    In ogni caso, occorre considerare che non è esclusa la responsabilità per condotte che:
    – non siano collegate alla segnalazione;
    – non siano strettamente necessarie a rivelare la violazione;
    – configurino un’acquisizione di informazioni o l’accesso a documenti in modo illecito.
  3. Violazioni della presente Policy
    Integra un illecito disciplinare la violazione della presente Policy, ferma restando in ogni caso qualsiasi
    responsabilità, anche di natura civile, penale e/o amministrativa da accertarsi da parte delle Autorità competenti.
    In particolare, sono previste:
  1. Gestione della documentazione
    Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della
    segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della
    procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’articolo 12 del D.lgs 24/23 e del
    principio di cui agli articoli 5, paragrafo 1, lettera e), del regolamento (UE) 2016/679 e 3, comma 1, lettera e), del
    decreto legislativo n. 51 del 2018.
  2. Attività di informazione e formazione
    Vidas garantisce che il RWB sia sottoposto ad una specifica formazione (pianificata periodicamente e attuata
    dall’Associazione) relativa alla gestione del Canale e alle modalità di attuazione degli adempimenti previsti per
    garantire la riservatezza del segnalante.
    Dell’esistenza del Canale, del suo funzionamento e delle sue caratteristiche è data specifica informativa (a cura
    dell’Associazione) a tutti i dipendenti e volontari, nonché a coloro che rientrano tra i soggetti segnalanti (fornitori,
    outsourcer, partner, consulenti, etc.).
    Del Canale e della presente Policy, inoltre, viene data specifica informativa sul sito web dell’Associazione, ove
    sono rese disponibili altresì le c.d. “informazioni da fornire ex art. 13, GDPR” connesse alla gestione delle
    segnalazioni.
    15
    Nel caso di nuove assunzioni, l’Ufficio Risorse Umane assicura la presa visione della presente procedura da parte
    del candidato all’atto dell’assunzione, con l’ausilio, ove opportuno, del RWB.
  3. Norma di chiusura
    Per tutto quanto non espressamente regolato nella presente Policy, si rinvia alla disciplina specifica di cui al D.lgs
    24/23 e alle norme in esso richiamate.
    Per qualsiasi ulteriore informazione a riguardo della presente Policy, ci si può rivolgere al RWB tramite piattaforma
    dedicata
13. Norma di chiusura Per tutto quanto non espressamente regolato nella presente Policy, si rinvia alla disciplina specifica di cui al D.lgs 24/23 e alle norme in esso richiamate.
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